Руководство пользователя

@Журнал документов Лайт

Структура @Журнал документов Лайт

Основные функциональные части приложения (далее - модули):

• Модуль Карточки документов - используется для регистрации и учета документов.
   
• Средства модуля Вложения позволяют связать карточку документа с любым документом в электронном виде
   
• В модуле Субъекты учета регистрируются сведения обо всех отправителях и получателях корреспонденции, а также о пользователях @Журнал документов Лайт
   
• Модуль Справочники содержит классификаторы, использующиеся при создании и обработке объектов @Журнал документов Лайт (например, справочник "Типы документов" содержит классификацию документов по типам).

Коллективная работа в @Журнал документов Лайт

Эффективность процесса управления в большой степени зависит от своевременности и скорости обмена информацией как между отдельными сотрудниками, так и между целыми подразделениями предприятия.

Задачи оптимизации информационных потоков решаются в @Журнал документов Лайт следующим образом:

1. Вся информация, зарегистрированная в @Журнал документов Лайт, хранится в центральной базе данных на сервере, оборудованном специальным программным обеспечением (серверная часть @Журнал документов Лайт)
    
2. Данные, необходимые пользователю для работы, составляют лишь часть полной информации и хранятся в локальной базе данных на его компьютере
    
3. Работая в @Журнал документов Лайт, пользователь может выполнять различные действия над объектами @Журнал документов Лайт: регистрировать корреспонденцию, фиксировать этапы работ по документам и т.п. (см. Структура @Журнал документов Лайт). Все это приводит к изменению локальной базы данных
    
4. Локальная и центральная базы тесно связаны: во время синхронизации происходит обмен данными между компьютером пользователя и сервером. При этом любые изменения данных, хранящихся на сервере, отражаются на информации, доступной пользователю.

   Пример:
   Сотрудник канцелярии регистрирует новый входящий документ, фиксируя его в @Журнал документов Лайт (см. Карточки документов). После синхронизации с сервером новый документ поступает в центральную базу данных. Как только синхронизация пройдет на компьютере руководителя, информация о новом документе появится у него в списке входящих документов приложения.

Таким образом, обмен данными между пользователями @Журнал документов Лайт происходит не напрямую, а через центральную базу данных.

Своевременность поступления пользователю новой информации обеспечивается автоматически за счет регулярной синхронизации данных.

С чего начать

Первый запуск приложения

Чтобы начать работать с приложением, выполните следующие действия:

1. Получите у администратора логин ("имя пользователя") и пароль для входа в @Журнал документов Лайт
2. Запустите приложение
3. Зарегистрируйтесь в @Журнал документов Лайт:
   • В появившемся диалоге авторизации заполните поля Имя пользователя и Пароль
   • нажмите ОК
4. Дождитесь окончания автоматической синхронизации. При этом на ваш компьютер будет загружена вся информация, необходимая для работы с приложением (значения справочников, список субъектов, список объектов, к которым вы имеете доступ)
5. Перейдите в список объектов нужного модуля (например, Карточки документов).

Диалог авторизации

Диалог авторизации имеет вид:

• Сервер - отображается адрес сервера, с которым устанавливается соединение
• Имя пользователя и Пароль - необходимы для регистрации пользователя в @Журнал документов Лайт
• Запомнить пароль - если этот флаг не установлен, диалог авторизации выдается при каждом запуске приложения.

Предупреждение:

Установив флаг Запомнить пароль, вы избавитесь от необходимости вводить его каждый раз при запуске приложения.

Однако следует помнить, что в этом случае любой человек, запустивший приложение с вашего компьютера, сможет войти в @Журнал документов Лайт под вашим именем и получить доступ к информации.

Автоматическая синхронизация данных при запуске приложения

После старта приложения и авторизации пользователя в @Журнал документов Лайт запускается автоматическая синхронизация. Это необходимо для того, чтобы получить справочные данные (при первом запуске) и новую информацию, появившуюся в центральной базе данных к моменту запуска.

Чтобы проконтролировать процесс синхронизации (рекомендуется сделать это при первом запуске приложения), откройте диалог Синхронизация данных (меню Сервис → Синхронизация → Состояние):

Если синхронизация пройдет безошибочно, диалог синхронизации закроется с сообщением "Синхронизация успешно выполнена". См. также Синхронизация.